بسمه تعالی
اداره كل حفاظت محيط زيست
آئین نامه و دستورالعمل اجرایی نظام پیشنهادها
1-مقدمه :
امروزه نظام هاي مديريتي بعنوان نرم افزارهاي فن آوري و ابزارهاي اصلي فرآيند توسعه محسوب مي شوند . اين موضوع بر اين اساس استوار است كه نظريه هاي پيشرفته ،منابع انساني را از عوامل زير بنايي در فرآيند توسعه مي شناسند و هر گونه توفيق در فرآيند توسعه پايدار را مشروط به توفيق در توسعه منابع انساني مي دانند از اين رو اهميت و ضرورت توجه به نظام هاي مديريتي توسعه دهنده منابع انساني مشخص مي شود .
يكي از نظام هاي مديريتي پويا كه نقش مهمي در توسعه منابع انساني و در نتيجه در فرآيند توسعه كلي كشور دارد نظام مديريت مشاركتي است اين نظام مديريتي بعنوان يك نظام مطلوب و كارآمد هم از لحاظ نظري و هم در عمل آزمونهاي موفق خود را گذرانده و هم اكنون از جايگاه مناسبي در بسياري از شركتها و سازمانهاي موفق كشورهاي جهان برخوردار است .
نظام مديريت مشاركتي ، نظام همكاري فكري و عملي كاركنان يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن سازمان است . در اين نظام كليه افراد سازمان درباره روش هاي حل مسائل و ارتقاي بهره وري سازمان ، فعالانه انديشيده ، حاصل آن را در قالب طرح ها و پيشنهاد ها به سازمان ارايه مي كنند . بدين طريق يك نظام همفكري و هم انديشي براي رسيدن به اهداف سازمان وجود دارد و مديريت سازمان از گنجينه طرح ها ،انديشه ها و راه حل ها برخوردار شده و براي نيل به اهداف سازماني از آنها بهره مي جويد.
در اين نظام براي خلاقيت هاي كليه اعضاي سازمان ارزش شايسته قايل شده و در تصميم گيري ها از آنها استفاده مي شود. وجود و جريان اين نظام نتايج و پيامدهاي مثبت و مطلوب متعددي از جمله افزايش سطح انگيزش ، رضايت ، خلاقيت و نوآوري كاركنان را در بردارد.
1- اهداف :
نظام پیشنهادها با هدف بهره مندی از خرد و قوه تفکر کارکنان ، اساتید و دانشجویان برای بهبود فرآیندها ، ارتقاء خدمات و رفع مشکلات سازمانی ، کاهش هزینه ها و همچنین افزایش روحیه مشارکت افراد و رضایت آنان بکار گرفته می شود.
برخی از اهداف مورد نظر این نظام به در اداره کل حفاظت محیط زیست بشرح زیر می باشد:
1- گسترش فرهنگ مشارکت
2- برانگیختن افراد به تفکر و اندیشه در حوزه فعالیت خود
3- فراهم شدن زمینه مناسب جهت بروز خلاقیتها و به فعلیت رسیدن استعداد ها
4- افزایش کیفیت و کمیت خدمات ، بهبود امور اداره کل و ایجاد آمادگی لازم جهت پذیرش دگرگونی های سازنده .
5- بهبود شرایط محیط کار از نظر بهداشت ، ایمنی و ...
6- ایجاد انگیزه اعتماد به نفس و تعلق سازمانی
7- کاهش هزینه های جاری اداره کل
8- ایجاد هم افزایی در مجموعه اداره کل
9- بالابردن بهره وری سازمانی از طریق بهبود ارتباطات و روابط متقابل
10-افزایش دانسته های مدیریت در مورد کار و در نتیجه افزایش توان آنها
11-افزایش رضایت کارکنان و ارباب رجوع .
12-جمع آوری آراء ونظرات کارکنان در جهت حل مسائل و مشکلات اداره کل از طریق فن فراخوان پیشنهاد
13-شناسایی و رفع اتلافهای سازمانی به منظور بهبود مستمر در فرآیندهای کاری اداره کل
14-شناسایی افراد خوش فکر ، جستجوگر و ممتاز
15-همسو نمودن اهداف و آرزوهای کارکنان و مدیران
براین اساس ، وظایف نظام پذیرش و پیشنهاد ها به شرح زیر می باشد:
1- اجرای برنامه های تشویقی و زمینه سازی فرهنگی و آموزشی برای برانگیختن افراد به ارایه پیشنهاد
2- ساماندهی چگونگی دریافت ، ثبت ، رسیدگی و پذیرش یا رد پیشنهادها و پاسخ دادن به پیشنهاد دهندگان و نظارت بر انجام امور
3- بررسی پیشنهادهای دریافت شده به منظور ارجاع آنها به کارشناسان و متخصصان در صورت لزوم
4- تصویب پیشنهادهای پذیرفته شده و ارسال گزارش لازم برای هریک از واحدها حسب مورد جهت بررسی قابلیت اجرایی پیشنهاد و جهت اجراء از مقامات ذیصلاح و ابلاغ دستور اجرا به واحدهای مربوطه
5- پیگیری و نظارت بر اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده و نیز پیش بینی ساز و کار مناسب برای اهداء پاداش و جایزه به پیشنهادهای پذیرفته شده و نظارت بر آن .
2- محدوده کاربرد:
- محدوده کاربرد این آئین نامه ،کلیه رده های ستادی وشهرستانی و مناطق تحت مدیریت محیط زیست استان می باشد .
4-تعاریف
- پیشنهاد : ارائه هرگونه ایده و راهکار در قالب نظام پیشنهادها که باعث حل مشکل یا بهبود فرآیند های موجود و خدمات سازمان گردد. پیشنهاد نامیده می شود که توسط کارکنان ، مدیران یا سایر ذینفعان سازمان و اربابان رجوعان ارائه می شود .
- نظام پیشنهاد ها : نظام مدیریتی است که هدف آن پذیرش ، ارزیابی و بکارگیری پیشنهاد دریافتی در جهت بهبود فرآیندهای کاری و خدمات سازمان می باشد که بابت پیشنهاد های پذیرفته شده پاداش داده می شود.
- اتلاف : هر آنچه که منابع سازمان را به خود اختصاص می دهد ، ولی به ارزش افزوده در خدمات سازمان منجر نمی شود .
- فن فراخوان پیشنهاد: تکنیکی است که مدیران با اعلام مشکلات و موضوعات مهم به مبتلا به سازمان از طریق نظام پیشنهاها خواهان ارائه راه حل توسط کارکنان ، مدیران ، و ارباب رجوع می گردند.
وظايف دبيرخانه نظام پيشنهادها عبارتند از :
1- انجام كليه مكاتبات نظام پيشنهادها
2- دريافت ، ثبت و طبقه بندي پيشنهادها
3- تهيه وتوزيع صورت جلسات كميسيون تحول اداري و كميته راهبري
4- تهيه مجوزهاي مالي و تقدير نامه هاي كميسيون تحول اداري و كميته هاي راهبري و بهبود مستمر
5- دريافت صورت جلسات ،مصوبات و كليه مدارك كميته هاي اجرايي و انجام اقدامات لازم
6- انجام پيگيري هاي لازم جهت اخذ نظرهاي كارشناسي
7- بايگاني اسناد و مدارك و مكاتبات
تبصره 2: تشكيل جلسات به صورت دوره ای و پس از در یافت پیشنهاد میباشد
دبير كميته بهبود مستمر از بين و به پيشنهاد اعضا انتخاب مي شود . دبير مي بايست فردي آشنا به فرآيند هاي اداره کل و علاقمند به مفاهيم و روشهاي بهبود مستمر ازچمله نظام پيشنهادها و مسائل زیست محیطی باشد و به عنوان بازوي اجرايي كميته بهبود مستمر وظايف ذيل را انجام دهد :
وظايف مربوط به بررسي پيشنهاد هاي دريافتي :
- دريافت پيشنهادهاي ارائه شده مربوط به كميته بهبود مستمر
- ارجاع پيشنهاد به كارشناس مربوطه جهت بررسي و ارائه نظر كارشناسي اوليه قبل از طرح درجلسه (درصورت لزوم )
- تشكيل جلسه كميته بهبود مستمر جهت بررسي پيشنهادهاي دريافتي
- اعلام نتيجه بررسي پيشنهادها به دبيرخانه نظام پيشنهادها طي دو هفته از تاريخ ارائه پيشنهاد
- پيگيري اجراي پيشنهاد هاي پذيرفته شده در كميته بهبود مستمر در مهلت تعيين شده
- گزارش اجراي پيشنهاد پس از اجرا و ارائه آن به دبيرخانه نظام پيشنهادها
وظايف مربوط به آموزش ، فرهنگ سازي و ترويج نظام پيشنهادها :
- تشويق و دعوت مستمر افراد به مشاركت در نظام پيشنهادها
- تهيه جدول رتبه بندي عملكرد مشاركت كاركنان ، مديران و گروههاي مختلف در نظام پيشنهادها و ارائه آن به مافوق
- تهيه و نصب پوستر ، شعار و جدول مشاركت افراد در تابلو نظام پيشنهادها
3- گردش كار در نظام پيشنهادها
پيشنهاد دهندگان براسا س موضوع مورد نظر ، پيشنهاد خود را مستقيما به كميته بهبود مستمر واحد مربوطه ارائه مي نمايند ارائه پيشنهاد به يكي از روشهاي ذيل انجام خواهد پذيرفت :
5-1- ارائه پيشنهاد به شكل مكانيزه توسط افرادي كه امكان دسترسي به شبكه اينترنت و يا سايت اينترنتي اداره کل را دارند ( از طريق تكميل فرم مكانيزه ارائه پيشنهاد كه در سایت اداره کل تعبيه گرديده است ).
5-2- ارائه پيشنهاد بصورت كتبي توسط افرادي كه امكان دسترسي به شبكه اينترنت را ندارند اين پيشنهاد ها پس از ارائه به كميته بهبود مستمر واحد و تاييد دبير كميته ،توسط دبيرخانه وارد سيستم مكانيزه مي گردد.
تبصره 1: توصيه مي شود كه پيشنهاد ها عمدتا مربوط به حيطه كاري شخص يا گروه پيشنهاد هنده باشد البته پيشنهاد مي تواند در مورد كار شخص يا گروه و يا مربوط به بخش ها و قسمت هاي ديگر اداره کل باشد .
تبصره 2: چنانچه پيشنهاد در رابطه مستقيم با كارسازمان نبوده ، اما به صورت غير مستقيم ومحسوس روي نتايج كاري سازمان اثر داشته باشد ،پيشنهاد مذكور در كميته بهبود مستمر قابل بررسي است .
تبصره 3: چنانچه پيشنهادي تكميل كننده پيشنهادهاي ارائه شده قبلي باشد ،به عنوان پيشنهاد جديد پذيرفته و مورد بررسي قرار خواهد گرفت .
با توجه به اركان نظام پيشنهادهاي ارائه شده در اين آيين نامه ، روش اجرايي نحوه دريافت ،ارزيابي ، تصويب ، تعيين پاداش و اجراي پيشنهادها مطابق نمودار مي باشد .
ارائه پيشنهاد در فرمهاي مخصوص به دبير كميته نظام پيشنهادات
|
در صورت رد پيشنهاد
تحويل رسيد به فرد پيشنهاد دهنده
|
دلايل عمده رد پيشنهاد به صورت زير مي باشد :
1- مغاير با سياست هاي سازمان باشد .
2- خارج از حدود اختيارات سازمان باشد .
3- پيشنهاد هايي كه از قبل در دستور كارسازمان قرار داشته يا به عنوان پروژه تعريف شده باشند ( پيشنهاد تكراري باشد ).
4- پيشنهادهايي كه صرفا بيانگر مشكل بوده و راه كار خاصي براي رفع يا اصلاح آن ارائه نشده باشد .
5- در صورتيكه راه حل ارائه شده در پيشنهاد ،مشكل مطرح شده را حل ننمايد .
6- پيشنهاد هايي كه اجراي آنها پر هزينه بوده و صرفه اقتصادي ندارند .
7- پيشنهادهايي كه بصورت كلي به يك موضوع پرداخته و با توصيه عمومي باشند .
8- پيشنهادهايي كه ضرورتي در اجراي آنها احساس نمي شود .
9- پيشنهادهايي كه به اشتباه موردي را به عنوان مشكل مطرح نموده و راه حلي را براي رفع آن ارائه داده است .
جدول 1– معيارهاي كلي و امتيازهاي ارزيابي پيشنهاد
|
حداكثر امتياز
|
راهنماي معيارهاي امتياز دهي
|
شرح معيار
|
رديف
|
|
عالي
|
خيلي خوب
|
خوب
|
متوسط
|
ضعيف
|
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
افزايش كيفيت وكميت خدمات در اداره کل بر حسب وظايف قانوني محوله
|
1
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
ايجاد برنامه هاي تازه ابتكاري در زمينه هاي فعاليتهاي اداره کل
|
2
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
جلب رضايت افراد از خدمات و فعاليتهاي اداره کل
|
3
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
صرفه جويي و كاهش هزينه ها
|
4
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
ابداع روش هاي تازه جهت ارايه خدمت براي افزايش رضايتمندي مراجعان
|
5
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
بهبود مناسبات و پيوندهاي اداره کل با سایرادارات و شفافيت ارتباطات
|
6
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
اصلاح و بهبود مقررات ،آئين نامه ها و دستورالعملهاي كاري ، ساختار سازماني اداره کل ، گردش كار و نظام تصميم گيري
|
7
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
افزايش رضايت و انگيزه در كاركنان ، مديران و بهبود امور رفاهي آنها
|
8
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
چگونگي مستند سازي پيشنهاد
|
9
|
|
10
|
9-10
|
7-8
|
5-6
|
3-4
|
1-2
|
ساير معيارها ( قابليت اجرايي پيشنهاد و ...)
|
10
|
|
100
|
جمع امتياز هاي
|
4- اجراي پيشنهاد
پيشنهادهايي كه در كميته ، امتيازي بالاتر از 50 كسب نموده و قابل اجرا تشخيص داده شوند ، به عنوان « پيشنهادهاي پذيرفته شده » شناخته مي شود . جهت اجراي پيشنهاد ، كميته مستمر مربوطه بايد مسئول و جدول زمانبندي احراي آن را تعيين كند آنگاه اين كميته ، دبيرخانه نظام پيشنهادها را از شروع و مراحل اجراي پيشنهاد آگاه مي نمايد .
تبصره : در صورت موفقيت آميز بودن نتايج حاصل از اجراي پيشنهادها ، كميسيون تحول اداري مطابق رويه هاي معمول در سازمان( بخشنامه و ...) ، اجراي رويه جديد را به كليه واحدهاي مرتبط ابلاغ مي نمايد.
5- پاداش پيشنهادها
6- به پيشنهادهاي تاييد شده در كميته هاي بهبود مستمر ، مطابق فرمول زير پاداش تعلق مي گيرد .
مبلغ پاداش = امتياز كسب شده * ضريب ريالي
تبصره 1: ارزش ضريب ريالي 10000تعيين می گردد. .
تبصره 2: براي رسيدن به يكي از اهداف نظام پيشنهاد ها كه ترويج كارگروهي و تقويت ارتباطات و همفكري كاركنان ، مديران مي باشد ، به پيشنهادهايي كه بصورت گروهي ارائه مي گردد .
اهميت بيشتري داده شده و به آنها پاداش بيشتري تعلق مي گيرد بر اين اساس ،به پيشنهادهايي كه توسط 2 تا 3 نفر ارائه گردد ، ضريب اهميت 1/1 و به پيشنهادهايي كه توسط 4 نفر و بيشتر ارائه گردد ، ضريب اهميت 1/2 تعلق مي گيرد . آنگاه ، مبلغ كل پاداش محاسبه شده بين پيشنهاد دهندگان به صورت يكسان تقسيم مي گردد.
8-1- نحوه تخصيص پاداش پيشنهاد
نحوه تخصيص پاداشي كه به يك پيشنهاد تعلق مي گيرد ، در جدول 2 نشان داده شده است . همانطور كه در اين جدول مشاهده مي شود ، 60% پاداش متعلق به هر پيشنهاد ، پس از پذيرش پيشنهاد و پيشنهاد دهنده داده شده و 40% آن پس از اجراي پيشنهاد به وي داده خواهد شد .
جدول 2-تخصيص پاداش به پيشنهاد دهنده
|
پيشنهاد دهنده پس از پذيرش پيشنهاد
|
60%
|
|
پيشنهاد دهنده پس از اجراي پيشنهاد
|
40%
|
تبصره1: به پيشنهاد كميته نظام پيشنهادات ، براي پيشنهادهايي كه صرفه جويي قابل توجه ( مالي يا غير مالي ) داشته باشند ، مي توان علاوه بر پاداش محاسبه شده ، پاداش نقدي يا غير نقدي ديگري نيز اختصاص داد .
تبصره2: پرداخت پاداش به مجريان پيشنهادهاي پذيرفته شده با پيشنهاد كميته نظام پيشنهادات و تصويب كميته راهبري نظام پيشنهادها صورت خواهد گرفت .