بسمه تعالی
 
 

 
اداره كل حفاظت محيط زيست
 
آئین نامه و دستورالعمل اجرایی نظام پیشنهادها
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
1-مقدمه :
امروزه نظام هاي مديريتي بعنوان نرم افزارهاي فن آوري و ابزارهاي اصلي فرآيند توسعه محسوب مي شوند . اين موضوع بر اين اساس استوار است كه نظريه هاي پيشرفته ،‌منابع انساني را از عوامل زير بنايي در فرآيند توسعه مي شناسند و هر گونه توفيق در فرآيند توسعه پايدار را مشروط به توفيق در توسعه منابع انساني مي دانند از اين رو اهميت و ضرورت توجه به نظام هاي مديريتي توسعه دهنده منابع انساني مشخص مي شود .
يكي از نظام هاي مديريتي پويا كه نقش مهمي در توسعه منابع انساني و در نتيجه در فرآيند توسعه كلي كشور دارد نظام مديريت مشاركتي است اين نظام مديريتي بعنوان يك نظام مطلوب و كارآمد هم از لحاظ نظري و هم در عمل آزمونهاي موفق خود را گذرانده و هم اكنون از جايگاه مناسبي در بسياري از شركتها و سازمانهاي موفق كشورهاي جهان برخوردار است .
نظام مديريت مشاركتي ، نظام همكاري فكري و عملي كاركنان يك سازمان با سطوح مختلف مديريتي آن سازمان است . در اين نظام كليه افراد سازمان درباره روش هاي حل مسائل و ارتقاي بهره وري سازمان ، فعالانه انديشيده ، حاصل آن را در قالب طرح ها و پيشنهاد ها به سازمان ارايه مي كنند . بدين طريق يك نظام همفكري و هم انديشي براي رسيدن به اهداف سازمان وجود دارد و مديريت سازمان از گنجينه طرح ها ،‌انديشه ها و راه حل ها برخوردار شده و براي نيل به اهداف سازماني از آنها بهره مي جويد.
در اين نظام براي خلاقيت هاي كليه اعضاي سازمان ارزش شايسته قايل شده و در تصميم گيري ها از آنها استفاده مي شود. وجود و جريان اين نظام نتايج و پيامدهاي مثبت و مطلوب متعددي از جمله افزايش سطح انگيزش ، رضايت ، خلاقيت و نوآوري كاركنان را در بردارد.
 
1-    اهداف :
نظام پیشنهادها با هدف بهره مندی از خرد و قوه تفکر کارکنان ، اساتید و دانشجویان برای بهبود فرآیندها ، ارتقاء خدمات و رفع مشکلات سازمانی ، کاهش هزینه ها و همچنین افزایش روحیه مشارکت افراد و رضایت آنان بکار گرفته می شود.
برخی از اهداف مورد نظر این نظام به در اداره کل حفاظت محیط زیست بشرح زیر می باشد:
1-     گسترش فرهنگ مشارکت
2-     برانگیختن افراد به تفکر و اندیشه در حوزه فعالیت خود
3-     فراهم شدن زمینه مناسب جهت بروز خلاقیتها و به فعلیت رسیدن استعداد ها
4-     افزایش کیفیت و کمیت خدمات ، بهبود امور اداره کل و ایجاد آمادگی لازم جهت پذیرش دگرگونی های سازنده .
5-     بهبود شرایط محیط کار از نظر بهداشت ، ایمنی و ...
6-      ایجاد انگیزه اعتماد به نفس و تعلق سازمانی
7-     کاهش هزینه های جاری اداره کل
8-     ایجاد هم افزایی در مجموعه اداره کل
9-     بالابردن بهره وری سازمانی از طریق بهبود ارتباطات و روابط متقابل
10-افزایش دانسته های مدیریت در مورد کار و در نتیجه افزایش توان آنها
11-افزایش رضایت کارکنان و ارباب رجوع .
12-جمع آوری آراء ونظرات کارکنان در جهت حل مسائل و مشکلات اداره کل از طریق فن فراخوان پیشنهاد
13-شناسایی و رفع اتلافهای سازمانی به منظور بهبود مستمر در فرآیندهای کاری اداره کل
14-شناسایی افراد خوش فکر ، جستجوگر و ممتاز
15-همسو نمودن اهداف و آرزوهای کارکنان و مدیران
 
براین اساس ، وظایف نظام پذیرش و پیشنهاد ها به شرح زیر می باشد:
1-     اجرای برنامه های تشویقی و زمینه سازی فرهنگی و آموزشی برای برانگیختن افراد به ارایه پیشنهاد
2-     ساماندهی چگونگی دریافت ، ثبت ، رسیدگی و پذیرش یا رد پیشنهادها و پاسخ دادن به پیشنهاد دهندگان و نظارت بر انجام امور
3-     بررسی پیشنهادهای دریافت شده به منظور ارجاع آنها به کارشناسان و متخصصان در صورت لزوم
4-   تصویب پیشنهادهای پذیرفته شده و ارسال گزارش لازم برای هریک از واحدها حسب مورد جهت بررسی قابلیت اجرایی پیشنهاد و جهت اجراء از مقامات ذیصلاح و ابلاغ دستور اجرا به واحدهای مربوطه
5-   پیگیری و نظارت بر اجرای پیشنهادهای پذیرفته شده و نیز پیش بینی ساز و کار مناسب برای اهداء پاداش و جایزه به پیشنهادهای پذیرفته شده و نظارت بر آن .
 
2-   محدوده کاربرد:
-         محدوده کاربرد این آئین نامه ،کلیه رده های ستادی وشهرستانی و مناطق تحت مدیریت محیط زیست استان می باشد .
4-تعاریف
-     پیشنهاد : ارائه هرگونه ایده و راهکار در قالب نظام پیشنهادها که باعث حل مشکل یا بهبود فرآیند های موجود و خدمات سازمان گردد. پیشنهاد نامیده می شود که توسط کارکنان ، مدیران یا سایر ذینفعان سازمان و اربابان رجوعان ارائه می شود .
 
-     نظام پیشنهاد ها : نظام مدیریتی است که هدف آن پذیرش ، ارزیابی و بکارگیری پیشنهاد دریافتی در جهت بهبود فرآیندهای کاری و خدمات سازمان می باشد که بابت پیشنهاد های پذیرفته شده پاداش داده می شود.
-         اتلاف : هر آنچه که منابع سازمان را به خود اختصاص می دهد ، ولی به ارزش افزوده در خدمات سازمان منجر نمی شود .
-     فن فراخوان پیشنهاد: تکنیکی است که مدیران با اعلام مشکلات و موضوعات مهم به مبتلا به سازمان از طریق نظام پیشنهاها خواهان ارائه راه حل توسط کارکنان ، مدیران ، و ارباب رجوع می گردند.
 
 
وظايف دبيرخانه نظام پيشنهادها عبارتند از :
1-     انجام كليه مكاتبات نظام پيشنهادها
2-     دريافت ، ثبت و طبقه بندي پيشنهادها
3-     تهيه وتوزيع صورت جلسات كميسيون تحول اداري و كميته راهبري
4-     تهيه مجوزهاي مالي و تقدير نامه هاي كميسيون تحول اداري و كميته هاي راهبري و بهبود مستمر
5-     دريافت صورت جلسات ،‌مصوبات و كليه مدارك كميته هاي اجرايي و انجام اقدامات لازم
6-      انجام پيگيري هاي لازم جهت اخذ نظرهاي كارشناسي
7-     بايگاني اسناد و مدارك و مكاتبات
تبصره 2: تشكيل جلسات به صورت دوره ای و پس از در یافت پیشنهاد میباشد
دبير كميته بهبود مستمر از بين و به پيشنهاد اعضا انتخاب مي شود . دبير مي بايست فردي آشنا به فرآيند هاي اداره کل و علاقمند به مفاهيم و روشهاي بهبود مستمر ازچمله نظام پيشنهادها و مسائل زیست محیطی باشد و به عنوان بازوي اجرايي كميته بهبود مستمر وظايف ذيل را انجام دهد :
وظايف مربوط به بررسي پيشنهاد هاي دريافتي :
-         دريافت پيشنهادهاي ارائه شده مربوط به كميته بهبود مستمر
-         ارجاع پيشنهاد به كارشناس مربوطه جهت بررسي و ارائه نظر كارشناسي اوليه قبل از طرح درجلسه (‌درصورت لزوم )
-         تشكيل جلسه كميته بهبود مستمر جهت بررسي پيشنهادهاي دريافتي
-         اعلام نتيجه بررسي پيشنهادها به دبيرخانه نظام پيشنهادها طي دو هفته از تاريخ ارائه پيشنهاد
-         پيگيري اجراي پيشنهاد هاي پذيرفته شده در كميته بهبود مستمر در مهلت تعيين شده
-         گزارش اجراي پيشنهاد پس از اجرا و ارائه آن به دبيرخانه نظام پيشنهادها
 
وظايف مربوط به آموزش ، فرهنگ سازي و ترويج نظام پيشنهادها :
-         تشويق و دعوت مستمر افراد به مشاركت در نظام پيشنهادها
-         تهيه جدول رتبه بندي عملكرد مشاركت كاركنان ، مديران و گروههاي مختلف در نظام پيشنهادها و ارائه آن به مافوق
-         تهيه و نصب پوستر ، شعار و جدول مشاركت افراد در تابلو نظام پيشنهادها
3-    گردش كار در نظام پيشنهادها
پيشنهاد دهندگان براسا س موضوع مورد نظر ، پيشنهاد خود را مستقيما به كميته بهبود مستمر واحد مربوطه ارائه مي نمايند ارائه پيشنهاد به يكي از روشهاي ذيل انجام خواهد پذيرفت :
5-1- ارائه پيشنهاد به شكل مكانيزه توسط افرادي كه امكان دسترسي به شبكه اينترنت و يا سايت اينترنتي اداره کل را دارند ( از طريق تكميل فرم مكانيزه ارائه پيشنهاد كه در سایت اداره کل تعبيه گرديده است ).
5-2- ارائه پيشنهاد بصورت كتبي توسط افرادي كه امكان دسترسي به شبكه اينترنت را ندارند اين پيشنهاد ها پس از ارائه به كميته بهبود مستمر واحد و تاييد دبير كميته ،‌توسط دبيرخانه وارد سيستم مكانيزه مي گردد.
تبصره 1: توصيه مي شود كه پيشنهاد ها عمدتا مربوط به حيطه كاري شخص يا گروه پيشنهاد هنده باشد البته پيشنهاد مي تواند در مورد كار شخص يا گروه و يا مربوط به بخش ها و قسمت هاي ديگر اداره کل باشد .
تبصره 2: چنانچه پيشنهاد در رابطه مستقيم با كارسازمان نبوده ، اما به صورت غير مستقيم ومحسوس روي نتايج كاري سازمان اثر داشته باشد ،‌پيشنهاد مذكور در كميته بهبود مستمر قابل بررسي است .
تبصره 3: چنانچه پيشنهادي تكميل كننده پيشنهادهاي ارائه شده قبلي باشد ،‌به عنوان پيشنهاد جديد پذيرفته و مورد بررسي قرار خواهد گرفت .
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
با توجه به اركان نظام پيشنهادهاي ارائه شده در اين آيين نامه ، روش اجرايي نحوه دريافت ،‌ارزيابي ، تصويب ، تعيين پاداش و اجراي پيشنهادها مطابق نمودار مي باشد .
 

ارائه پيشنهاد در فرمهاي مخصوص به دبير كميته نظام پيشنهادات

   

 


                                                       
 
 
 

                                                                                           
                                                          در صورت رد پيشنهاد

تحويل رسيد به فرد پيشنهاد دهنده

 

 

 
 

Diamond: بررسي در كميته بررسي نظرات و پيشنهادات


                                                                                      

 

                                                             
       
 
 
   
 
 
 
 

دلايل عمده رد پيشنهاد به صورت زير مي باشد :
1-     مغاير با سياست هاي سازمان باشد .
2-     خارج از حدود اختيارات سازمان باشد .
3-     پيشنهاد هايي كه از قبل در دستور كارسازمان قرار داشته يا به عنوان پروژه تعريف شده باشند ( پيشنهاد تكراري باشد ).
4-     پيشنهادهايي كه صرفا بيانگر مشكل بوده و راه كار خاصي براي رفع يا اصلاح آن ارائه نشده باشد .
5-     در صورتيكه راه حل ارائه شده در پيشنهاد ،‌مشكل مطرح شده را حل ننمايد .
6-      پيشنهاد هايي كه اجراي آنها پر هزينه بوده و صرفه اقتصادي ندارند .
7-     پيشنهادهايي كه بصورت كلي به يك موضوع پرداخته و با توصيه عمومي باشند .
8-     پيشنهادهايي كه ضرورتي در اجراي آنها احساس نمي شود .
9-     پيشنهادهايي كه به اشتباه موردي را به عنوان مشكل مطرح نموده و راه حلي را براي رفع آن ارائه داده است .
 
 
 
 
 
 
 
 
 
جدول 1 معيارهاي كلي و امتيازهاي ارزيابي پيشنهاد
 
 
حداكثر امتياز
راهنماي معيارهاي امتياز دهي
شرح معيار
رديف
عالي
خيلي خوب
خوب
متوسط
ضعيف
 
10
9-10
7-8
5-6
3-4
1-2
افزايش كيفيت وكميت خدمات در اداره کل بر حسب وظايف قانوني محوله
1
10
9-10
7-8
5-6
3-4
1-2
ايجاد برنامه هاي تازه ابتكاري در زمينه هاي فعاليتهاي اداره کل
2
10
9-10
7-8
5-6
3-4
1-2
جلب رضايت افراد از خدمات و فعاليتهاي اداره کل
3
10
9-10
7-8
5-6
3-4
1-2
صرفه جويي و كاهش هزينه ها
 
4
10
9-10
7-8
5-6
3-4
1-2
ابداع روش هاي تازه جهت ارايه خدمت براي افزايش رضايتمندي مراجعان
5
10
9-10
7-8
5-6
3-4
1-2
بهبود مناسبات و پيوندهاي اداره کل با سایرادارات و شفافيت ارتباطات
6
10
9-10
7-8
5-6
3-4
1-2
اصلاح و بهبود مقررات ،‌آئين نامه ها و دستورالعملهاي كاري ، ساختار سازماني اداره کل ، گردش كار و نظام تصميم گيري
7
10
9-10
7-8
5-6
3-4
1-2
افزايش رضايت و انگيزه در كاركنان ، مديران و بهبود امور رفاهي آنها
8
10
9-10
7-8
5-6
3-4
1-2
چگونگي مستند سازي پيشنهاد
9
10
9-10
 
7-8
 
5-6
3-4
1-2
ساير معيارها ( قابليت اجرايي پيشنهاد و ...)
10
100
جمع امتياز هاي
 
4-    اجراي پيشنهاد
پيشنهادهايي كه در كميته ، امتيازي بالاتر از 50 كسب نموده و قابل اجرا تشخيص داده شوند ، به عنوان             « پيشنهادهاي پذيرفته شده » شناخته مي شود . جهت اجراي پيشنهاد ، كميته مستمر مربوطه بايد مسئول و جدول زمانبندي احراي آن را تعيين كند آنگاه اين كميته ، دبيرخانه نظام پيشنهادها را از شروع و مراحل اجراي پيشنهاد آگاه مي نمايد .
تبصره : در صورت موفقيت آميز بودن نتايج حاصل از اجراي پيشنهادها ، كميسيون تحول اداري مطابق رويه هاي معمول در سازمان( بخشنامه و ...) ، اجراي رويه جديد را به كليه واحدهاي مرتبط ابلاغ مي نمايد.
 
5-    پاداش پيشنهادها
6-     به پيشنهادهاي تاييد شده در كميته هاي بهبود مستمر ، مطابق فرمول زير پاداش تعلق مي گيرد .
 
مبلغ پاداش = امتياز كسب شده * ضريب ريالي
تبصره 1: ارزش ضريب ريالي 10000تعيين می گردد. .
تبصره 2: براي رسيدن به يكي از اهداف نظام پيشنهاد ها كه ترويج كارگروهي و تقويت ارتباطات و همفكري كاركنان ، مديران مي باشد ، به پيشنهادهايي كه بصورت گروهي ارائه مي گردد .
اهميت بيشتري داده شده و به آنها پاداش بيشتري تعلق مي گيرد بر اين اساس ،‌به پيشنهادهايي كه توسط 2 تا 3 نفر ارائه گردد ، ضريب اهميت 1/1 و به پيشنهادهايي كه توسط 4 نفر و بيشتر ارائه گردد ، ضريب اهميت 1/2 تعلق مي گيرد . آنگاه ، مبلغ كل پاداش محاسبه شده بين پيشنهاد دهندگان به صورت يكسان تقسيم مي گردد.
8-1- نحوه تخصيص پاداش پيشنهاد
نحوه تخصيص پاداشي كه به يك پيشنهاد تعلق مي گيرد ، در جدول 2 نشان داده شده است . همانطور كه در اين جدول مشاهده مي شود ، 60% پاداش متعلق به هر پيشنهاد ، پس از پذيرش پيشنهاد و پيشنهاد دهنده داده شده و 40% آن پس از اجراي پيشنهاد به وي داده خواهد شد .
جدول 2-تخصيص پاداش به پيشنهاد دهنده
پيشنهاد دهنده پس از پذيرش پيشنهاد
60%
پيشنهاد دهنده پس از اجراي پيشنهاد
40%
 
تبصره1: به پيشنهاد كميته نظام پيشنهادات ، براي پيشنهادهايي كه صرفه جويي قابل توجه ( مالي يا غير مالي ) داشته باشند ، مي توان علاوه بر پاداش محاسبه شده ، پاداش نقدي يا غير نقدي ديگري نيز اختصاص داد .
تبصره2: پرداخت پاداش به مجريان پيشنهادهاي پذيرفته شده با پيشنهاد كميته نظام پيشنهادات و تصويب كميته راهبري نظام پيشنهادها صورت خواهد گرفت .